Cómo hacer una lista de suministros para una oficina eficiente

Una empresa exitosa depende de una administración eficiente de sus oficinas. Crear y mantener una lista de suministros para oficina eficiente es una manera de mantener la misma funcionando con un desempeño máximo. 

Crear y mantener una lista de suministros para oficina eficiente es una manera de mantener la misma funcionando con un desempeño máximo. Dicha relación es un inventario de materiales requeridos para que la misma realice sus funciones diarias. Utilizar un registro de este tipo te asegura que no olvidarás artículos importantes cuando encargues los suministros, si tu lista cuenta con un valor agregado que son tener las imágenes de tus suministros, esto además de tener un servicio de alto desempeño les dará a los integrantes de tu empresa o negocio una visión más real de que es lo que están solicitando para sus actividades diarias, así mismo ayudará a no solo pedir por pedir sino que lo que tienes de suministros son los adecuados para mantener en excelente funcionamiento a tu empresa o negocio.

Haz un inventario de todo el equipo de oficina empleado por todo el personal de tu compañía. Para poder compilar una lista exhaustiva, lleva a cabo un recorrido de tus instalaciones. Toma nota del material que utilizas tú. haz el recorrido a lo largo del edificio incluidos todos los departamentos por ejemplo: fotocopiado, de correo, el área de recepción, las salas de descanso y los baños, no dejes pasar ningún lugar sin visitar todo es importante.

Ubica cada producto en una categoría específica. Esto eliminará los duplicados. Las categorías incluyen suministros generales, tecnología y equipo electrónico, productos de papelería y de escritorio, material de limpieza y misceláneos.

Evalúa los requerimiento de la operación de cada pieza de maquinaria. Como son las impresoras que necesitan tinta. Los computadores, cables. Los archivadores requieren carpetas. Las cafeteras, filtros. Los dispensadores de jabón necesitan ser llenados, este tipo de suministros también son de suma importancia y que genera un costo a la empresa o negocio.

Crea una hoja de calculo con los datos que recolectaste. Puedes usar columnas separadas para describir las diferentes categorías, mantén tu lista de suministros actualizada, puedes utilizarla como inventario, asignar números de identificación a cada suministros, esto te ayudará a tener una vista completa de cómo están siendo utilizadas y también cuándo y cómo comprarlos.

Administrar una lista de suministros de oficina eficiente, te permitirá crear ahorros en tu presupuesto para este rubro, una acción adicional que te ayudará a continuar ahorrando es crear una cultura de uso dentro de tu empresa o negocio, puedes emitir una política de uso para todo el personal creando conciencia del uso de cada producto que se les proporciona.

Los indicadores como sabemos son una forma de crear información importante para el seguimiento y comportamiento que es un valor agregado que hará puedas usarla para la toma de decisiones en tus compras de suministros de oficina, así como la visualización del gasto y ahorro en este rubro, crea indicadores una forma fácil de gestionar tus procesos de compras.

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